Schule selbst entwickeln und effizienter gestalten

Los geht es mit Eurem Sprint. Ihr habt Euch heute getroffen, um Euch kurz über das weitere Vorgehen abzustimmen und Euch Eurem Thema zu nähern. Außerdem werdet ihr Euch eine Arbeitsumgebung für die Ausarbeitung Eures Konzepts anlegen. Das Treffen sollte nicht länger als 30 Minuten dauern. Lasst uns starten!

1. Macht eine Runde, in der jede Person kurz sagt, warum sie sich zu diesem Sprint gemeldet hat und was ihr Bezug / ihr Interesse zum Thema Kommunikationskonzept und Informationsmanagement ist. Haltet fest, was Eure gemeinsame Motivation ist.
2. Nehmt Eure Kalender zur Hand und sucht in ca. einer Woche (d.h. ungefähr in der Mitte des Sprints) einen Termin für ein gemeinsames ca. einstündiges Treffen.
3. Legt Euch eine gemeinsame Arbeitsumgebung an, in der alle Informationen zu Eurem Sprint jederzeit für alle zu finden sind und in der ihr Euer Konzept Schritt für Schritt verschriftlichen könnt. Auch die Ergebnisse des heutigen Treffens könnt ihr darin festhalten. Wir empfehlen die Nutzung eines Etherpads, das ihr Euch bei kits.blog mit einem Klick einrichten könnt. Alternativ und falls vorhanden könnt ihr auch das Textmodul in IServ nutzen. Oder ihr habt im Kollegium eine andere Umgebung, auf die ihr alle zugreifen könnt. Teilt den Link danach in Eurer Gruppe, so dass alle darauf Zugriff haben und mitschreiben können.

In dieser Phase geht es darum, dass Du Informationen zum Thema Kommunikation und Informationsmanagement sammelst, so dass ihr beim nächsten Treffen darauf aufbauend gemeinsam ein Konzept für Euer Kollegium entwickeln könnt. Die wichtigsten Punkte haben wir in diesem Video zusammengefasst:

Außerdem findest Du im Glossar eine kommentierte Linkliste mit weiteren Materialien. Es ist nicht schlimm, wenn Du es nicht schaffst, alle Materialien durchzusehen. Wähle das aus, was Dir besonders relevant erscheint bzw. worüber Du noch am wenigsten weißt.

Wenn Du Dir einen Überblick über die Materialien verschafft und an den für Dich relevanten Stellen vertieft hast, dann kannst Du nun Euer nächstes Gruppentreffen vorbereiten. Bitte halte dazu für Dich und/ oder in Eurem gemeinsamen Pad fest, was Du von dem Gelernten für Euer Kollegium aus welchen Gründen für besonders relevant hältst und welche Ideen Dir spontan dazu einfallen.

In diesem Schritt trefft ihr Euch gemeinsam, um auf Grundlage Eurer Learnings der letzten Tage an einem Konzept für Euer Kollegium zu arbeiten. Ihr solltet gemeinsam ca. eine Stunde Zeit haben. Los geht es!

1. Einigt Euch auf eine Person, die darauf achtet, dass ihr wichtige Ergebnisse in Eurer gemeinsamen Arbeitsumgebung festhaltet. Diese Person muss nicht alles und vor allem nicht allein mitschreiben, aber sie achtet darauf, dass ihr es nicht vergesst.
2. Startet mit einer schnellen Blitzlicht-Runde zur Frage: Welche Ansätze finde ich für unser Kollegium besonders spannend? Wenn ihr mögt, könnt ihr alle Nennungen dazu erst einmal auf Karteikarten sammeln. 
3. Clustert und strukturiert Eure Karten gemeinsam. So entwickelt ihr bereits das Grundgerüst für ein Konzept. Die einzelnen Ideen/ Ansätze könnt ihr nun auch bereits in Eure kollaborative Schreibumgebung übertragen. 
4. Überlegt Euch, welche Lehrer:innen-Typen in Eurem Kollegium zu finden sind: z.B. digital-affine Menschen, zögerliche Menschen, Menschen, die oft und gerne kommunizieren, Menschen, die eher verschlossen sind, Menschen mit vielen familiären Verpflichtungen …
5. Jede Person von Euch wählt eine dieser ‘Personas’ aus und schaut mit ihrer Brille auf Eure bisher gesammelten Ideen: Wie könnte sich die jeweilige Persona beteiligen? Was müsste für sie erweitert/ angepasst werden? Ergänzt alle weiterführenden Ideen in Eurem Rahmen.
6. Übertragt alle Ansätze/ Ideen in Eure Arbeitsumgebung. Einigt Euch darauf, wer an welcher Stelle ausformuliert bzw. noch einmal zusätzliche Ideen recherchiert und ergänzt. 
   

Zum Abschluss des Treffens solltet ihr außerdem entscheiden, wer auch für den nächsten Sprint mit dabei bleiben wird, wenn die Umsetzungsstrategie erarbeitet wird. Zuvor werdet ihr den Sprint aber noch gemeinsam asynchron zu Ende führen.

In diesem letzten Schritt bist Du dazu eingeladen, gemeinsam mit anderen das Konzept auszuformulieren. Das Ziel sollte sein, dass Euer Ergebnis so selbsterklärend ist, dass es jede Person aus Eurem Kollegium gut nachvollziehen kann.

Damit bist Du am Ende des ersten Sprints. Als moderierende Person Eurer Gruppe meldest Du jetzt die Ergebnisse an die beauftragende Schulleitung zurück und gibst dabei auch an, ob die bisherige Gruppe auch für den folgenden Sprint zusammenarbeitet oder ob Nachfolge-Personen gefunden werden müssen.

Wenn Du auch beim nächsten Sprint dabei bist, dann wird es bald weitergehen mit der Entwicklung einer Umsetzungsstrategie. Wenn Du an dieser Stelle aufhörst, dann klopfe Dir selbst auf die Schulter für Deinen Beitrag zu mehr Effizienz in Deinem Kollegium. Herzlichen Dank!

Wenn ihr bereits im letzten Sprint zusammen gearbeitet habt, ist dieses Treffen ganz kurz. Wenn neue Personen dazukommen und/ oder die Gruppe sich ganz neu zusammensetzt, braucht ihr etwas mehr Zeit. Aber mehr als 30 Minuten sollten es in keinem Fall werden. Los geht es:

1. Startet mit einem kurzen Blitzlicht, indem ihr entweder äußert, was ihr vom letzten Sprint beibehalten und was ihr verbessern wollt. Oder - wenn ihr neu seid - was Euch dazu gebracht hat, Euch zu diesem Sprint zu melden. Haltet gemeinsam fest, was vor diesem Hintergrund Eure gemeinsame Motivation als Gruppe für diesen Sprint ist. 
2. Vergewissert Euch, dass alle Zugriff zur gemeinsamen Arbeitsumgebung haben, die bereits im ersten Sprint angelegt wurde. Die moderierende Person kann kurz berichten, ob sich aus dem abschließenden Gespräch mit der beauftragenden Person des Sprints wesentliche Änderungen ergeben haben. Außerdem ergänzt ihr unten die nächste Überschrift: Umsetzungsstrategie.
3. Vereinbart einen gemeinsamen Termin, bei dem ihr in ca. 1 Stunde die Umsetzungsplanung entwickeln könnt. Dieser Termin sollte ungefähr in der Mitte Eures zweiwöchigen Sprints liegen. 
   

Damit ist Schritt 1 geschafft. Bis zu Eurem vereinbarten Treffen haben nun alle individuell Zeit, die bisherigen Vorarbeiten zu rekapitulieren und sich erste Gedanken für die Umsetzungsstrategie zu machen.

Wenn Du bereits im ersten Sprint dabei warst, dann hast Du hier nicht viel zu tun. Schaue Dir noch einmal an, was ihr gemeinsam erarbeitet habt und welche Ergänzungen/ Änderungen es evtl. gab. Anschließend kannst Du Dir erste Gedanken für die Umsetzungsstrategie machen und diese als Stichpunkte auch bereits in der Arbeitsumgebung notieren. Ganz wichtig ist dabei: Am besten fangt ihr im Kollegium erst einmal mit kleinen Schritten an. Wenn ihr von vornherein eine Lösung für alle Herausforderungen finden wollt, werdet ihr Euch eher verzetteln, als jemals starten zu können.

Wenn Du neu dazu gekommen bist, kannst Du ebenso vorgehen. Wenn Du Dich inhaltlich zu Kommunikationskonzept und Informationsmanagement informieren willst, findest Du die im ersten Sprint verwendeten Materialien im Glossar (inklusive eines komprimierten Überblicksvideo). Suche Dir hier die Themen aus, die Dir besonders relevant erscheinen.

Danach bist Du optimal auf Euer gemeinsames Treffen vorbereitet.

Bei Eurem gemeinsamen Treffen, zu dem ihr Euch mindestens eine Stunde Zeit nehmt, geht es darum, aufbauend auf den Vorüberlegungen und Eurer Reflexionsphase eine konkrete Umsetzungsstrategie für ein Kommunikationskonzept und zum Informationsmanagement zu gestalten. Lasst uns starten:

1. Los geht es mit einer ersten Austauschrunde: Wer bringt welche Ideen zur Umsetzungsstrategie aus der individuellen Reflexionsphase mit? Wenn ihr mögt, könnt ihr die Ideen auf Karteikarten festhalten.
2. Diskutiert über die genannten Ideen, sortiert und erweitert sie. Habt dabei immer im Blick, dass die Umsetzungsstrategie nicht nur für Euch selbst, sondern für das gesamte Kollegium passen muss. Außerdem solltet ihr die Euch zur Verfügung stehenden Rahmenbedingungen realistisch einschätzen (Beispiel: Es ist sicherlich nicht wahrscheinlich, dass ihr eine professionelle Unternehmenslösung für Eure Schule einkauft, um Informationen zu teilen. Gut möglich ist es aber, dass ihr bereits vorhandene Tools erweitert bzw. umstrukturiert.)
3. Übertragt Eure sortierten Ideen in die gemeinsame Arbeitsumgebung. Haltet fest, wer an was weiterschreibt und ausformuliert, sodass ihr bis zum Abschluss des Sprints einen fertigen Vorschlag für eine Umsetzungsstrategie habt.
   

In diesem Sprint werdet ihr Euch nicht mehr zu einem gemeinsamen Treffen zusammenfinden. Deshalb solltet ihr zum Abschluss kurz klären, wer auch beim dritten Sprint mit dabei bleiben wird.

In diesem letzten Schritt bist Du dazu eingeladen, gemeinsam mit anderen die von Euch entwickelte Umsetzungsstrategie auszuformulieren. Das Ziel sollte sein, dass Euer Ergebnis so selbsterklärend ist, dass es jede Person aus Eurem Kollegium gut nachvollziehen kann - mindestens erst einmal die Schulleitung bzw. die Person, die den Sprint beauftragt hat.

Damit bist Du am Ende dieses zweiten Sprints im Thema Kommunikationskonzept und Informationsmanagement. Als moderierende Person Eurer Gruppe meldest Du jetzt die Ergebnisse an die beauftragende Schulleitung zurück und gibst dabei auch an, ob die bisherige Gruppe auch für den folgenden Sprint zusammenarbeitet oder ob Nachfolge-Personen gefunden werden müssen.

Wenn Du auch beim nächsten Sprint dabei bist, wird es bald weitergehen mit der Entwicklung eines konkreten Zeitplans. Wenn Du an dieser Stelle aufhörst, dann klopfe Dir selbst auf die Schulter für Deinen Beitrag zu mehr Effizienz in Deinem Kollegium. Herzlichen Dank!

Wenn ihr bereits im letzten Sprint zusammen gearbeitet habt, ist dieses Treffen ganz kurz. Wenn neue Personen dazukommen und/ oder die Gruppe sich ganz neu zusammensetzt, braucht ihr etwas mehr Zeit. Aber mehr als 30 Minuten sollten es in keinem Fall werden. Los geht es:

1. Startet mit einem kurzen Blitzlicht, indem ihr entweder äußert, was ihr vom letzten Sprint beibehalten und was ihr verbessern wollt. Oder - wenn ihr neu seid - was Euch dazu gebracht hat, Euch zu diesem Sprint zu melden. Haltet fest, was Eure gemeinsame Motivation als Gruppe für diesen Sprint ist.
2. Vergewissert Euch, dass alle Zugriff zur gemeinsamen Arbeitsumgebung haben, die bereits im ersten Sprint angelegt und auch im zweiten Schritt weiter genutzt wurde. Die moderierende Person kann kurz berichten, ob sich aus dem abschließenden Gespräch mit der beauftragenden Person des Sprints wesentliche Änderungen ergeben haben. Außerdem ergänzt ihr unten die Überschrift: Implementierung
3. Vereinbart einen gemeinsamen Termin, bei dem ihr in ca. 1 Stunde die konkreten ersten Schritte entwickeln könnt. Dieser Termin sollte ungefähr in der Mitte Eures zweiwöchigen Sprints liegen. 
   

Damit ist Schritt 1 geschafft. Bis zu Eurem vereinbarten Treffen haben nun alle individuell Zeit, die bisherigen Vorarbeiten zu rekapitulieren und sich erste Gedanken für die Umsetzungsstrategie zu machen.

Wenn Du bereits im vorherigen Sprint dabei warst, dann hast Du hier nicht viel zu tun. Schaue Dir noch einmal an, was ihr gemeinsam erarbeitet habt und welche Ergänzungen/ Änderungen es evtl. gab. Anschließend kannst Du Dir erste Gedanken für die Implementierung machen und diese als Stichpunkte auch bereits in der Arbeitsumgebung notieren. Ganz wichtig ist dabei: Nachdem es in den ersten beiden Sprints auch noch um Konzepte und viele Meta-Überlegungen ging, solltet ihr jetzt so konkret wie möglich werden: Wer kann was wann und mit wem machen? Zusätzlich gilt: Weniger ist mehr. Wenn ihr z.B. einen Messenger einrichtet, der zur kollegiumsübergreifenden Kommunikation genutzt werden kann und Regeln dafür festlegt, ist mehr gewonnen, als wenn ihr mehrere neue Plattformen konzipiert und im Kollegium vorstellt, die dann potentiell leer bleiben.

Wenn Du neu dazu gekommen bist, kannst Du ebenso vorgehen. Wenn Du Dich inhaltlich zu Kommunikationskonzept und Informationsmanagement informieren willst, findest Du die im ersten Sprint verwendeten Materialien im Glossar (inklusive eines komprimierten Überblicksvideo). Suche Dir hier die Themen aus, die Dir besonders relevant erscheinen.

Danach bist Du optimal auf Euer gemeinsames Treffen vorbereitet.

Bei Eurem gemeinsamen Treffen, zu dem ihr Euch mindestens eine Stunde Zeit nehmt, geht es darum, aufbauend auf den Vorüberlegungen und Eurer Reflexionsphase die ersten konkreten Schritte zum Aufbau bzw. zur Weiterentwicklung eines Kommunikationskonzept und Informationsmanagements in Eurem Kollegium zu planen. Lasst uns starten:

1. Los geht es mit einer ersten Austauschrunde: Wer bringt welche Vorschläge aus der individuellen Reflexionsphase mit? Wenn ihr mögt, könnt ihr die Vorschläge auf Karteikarten festhalten.
2. Diskutiert über die genannten Vorschläge und erweitert sie. Sortiert sie dann in mehrere einzelne Schritte und haltet zu jedem Schritt fest: Was soll dabei genau gemacht werden? Wer gibt den Anstoß/ ist verantwortlich? Wann soll der Schritt stattfinden? Plant dafür ein, dass ihr noch kurz Zeit benötigen werdet, um die Ideen ins Kollegium zu tragen, aber versucht, möglichst zügig zu starten. 
3. Übertragt die gesammelten Schritte in die gemeinsame Arbeitsumgebung. Haltet fest, wer an was weiterschreibt und ausformuliert, so dass ihr bis zum Abschluss des Sprints einen fertigen Vorschlag für die nächsten Schritte habt.
   

In diesem Sprint werdet ihr Euch nicht mehr zu einem gemeinsamen Treffen zusammenfinden. Deshalb solltet ihr zum Abschluss kurz klären, wer auch beim dritten Sprint mit dabei bleiben wird. Dieser Sprint wird erst in rund einem Monat beginnen, da darin dann die Implementierung reflektiert wird.

In diesem letzten Schritt bist Du dazu eingeladen, gemeinsam mit den anderen die von Euch entwickelten nächsten Schritte auszuformulieren. Das Ziel sollte sein, dass Euer Ergebnis so selbsterklärend ist, dass es jede Person aus Eurem Kollegium gut nachvollziehen kann - mindestens erst einmal die Schulleitung bzw. die Person, die den Sprint beauftragt hat.

Damit bist Du am Ende dieses dritten Sprints im Thema Kommunikationskonzept und Informationsmanagement. Als moderierende Person Eurer Gruppe meldest Du jetzt die Ergebnisse an die beauftragende Schulleitung zurück und gibst dabei auch an, ob die bisherige Gruppe auch für den folgenden Sprint zusammenarbeitet oder ob Nachfolge-Personen gefunden werden müssen.

Wenn Du auch beim nächsten Sprint dabei bist, wird es in rund einem Monat weitergehen mit der Reflexion der Implementierung. Wenn Du an dieser Stelle aufhörst, dann klopfe Dir selbst auf die Schulter für Deinen Beitrag zu mehr Effizienz in Deinem Kollegium. Herzlichen Dank!

Für dieses Treffen solltet ihr rund 30 Minuten einplanen. Es ist unerheblich, ob ihr bereits bei vorherigen Sprints dabei wart oder nicht. An dieser Stelle ist auch ein Einstieg unkompliziert möglich. Los geht es:

1. Startet mit einem kurzen Blitzlicht, indem ihr kurz Eure Beobachtungen zur bisherigen Umsetzung teilt. Haltet fest, was Eure gemeinsame Motivation als Gruppe für diesen Sprint ist.
2. Vergewissert Euch, dass alle Zugriff zur gemeinsamen Arbeitsumgebung haben, die bereits im ersten Sprint angelegt und auch in den weiteren Sprints genutzt wurde. Außerdem ergänzt ihr unten die Überschrift: Reflexion.
3. Vereinbart einen gemeinsamen Termin, bei dem ihr in ca. 1 Stunde Vorschläge zur Weiterentwicklung der Implementierung sammelt und notiert. Dieser Termin sollte ungefähr in der Mitte Eures zweiwöchigen Sprints liegen.
4. Vereinbart, wer bis zum Treffen welche Erkundungen einholt (z.B. mit beteiligten Kolleginnen und Kollegen spricht). Das könnt ihr in der Arbeitsumgebung festhalten. Beobachtungen können sowohl quantitativ sein (Wie viele Personen beteiligen sich?) als auch qualitativ (Wie zufrieden bist Du mit dem Angebot? Was sollten wir beibehalten? Was sollten wir verändern oder ergänzen?). Achtet darauf, dass ihr bei den Befragungen die Vielfalt Eures Kollegiums abbildet.  

Auch in der Zeit des Sprints läuft die Implementierung der Vorschläge im Kollegium weiter. Du kannst also direkt beobachten und Notizen dazu in der gemeinsamen Arbeitsumgebung festhalten. Außerdem hast Du beim Auftakttreffen eventuell einen konkreten Befragungsauftrag erhalten, den Du nun angehen kannst.

Danach bist Du optimal auf Euer gemeinsames Treffen vorbereitet.

Bei Eurem gemeinsamen Treffen, zu dem ihr Euch mindestens eine Stunde Zeit nehmt, geht es darum, aufbauend auf Euren Beobachtungen und Reflexionen Vorschläge zur Weiterentwicklung und Verbesserung zu sammeln. 

Wir nutzen dazu die Start-Stop-Continue Methode:

Lasst uns starten:

1. Ein hilfreiches Raster für die Reflexion einer Implementierung ist die oben gezeigte Methode Start-Stop-Continue. Unter Start haltet ihr fest, was bisher noch fehlt und was ihr ergänzen/ neu beginnen solltet. Unter Stop haltet ihr fest, was sich als wenig hilfreich herausgestellt hat und was ihr beenden würdet. Unter Continue ist Raum für alles, was gut lief und beibehalten werden sollte. Ihr könnt Euch für die drei Aspekte drei Farben an Karteikarten bereitlegen und/ oder eine Pinnwand mit drei Spalten. 
2. Startet mit einer ersten Austauschrunde, in der alle Beteiligten ihre Eindrücke schildern und den drei Rubriken zuordnen. 
3. Diskutiert über die genannten Reflexionen, erweitert und clustert sie.  
4. Übertragt die gesammelten Punkte  in die gemeinsame Arbeitsumgebung. Haltet fest, wer an was weiterschreibt und ausformuliert, sodass ihr bis zum Abschluss des Sprints einen fertigen Vorschlag zur Weiterentwicklung der Implementierung habt.

In diesem letzten Schritt bist Du dazu eingeladen, gemeinsam mit anderen die von Euch entwickelten Vorschläge zur Weiterentwicklung der Implementierung auszuformulieren. Das Ziel sollte sein, dass Euer Ergebnis so selbsterklärend ist, dass es jede Person aus Eurem Kollegium gut nachvollziehen kann - mindestens erst einmal die Schulleitung bzw. die Person, die den Sprint beauftragt hat. 

Für Euch alle ist nun Zeit, Euch selbst auf die Schulter zu klopfen und Euch für Euren Beitrag zu mehr Effizienz in Eurem Kollegium zu loben. Herzlichen Dank!

Und vielleicht bist Du ja bei weiteren Sprints zu einem nächsten Thema mit dabei.

Von Seiten der beauftragenden Person werdet ihr in den nächsten Tagen eine Einladung zu einem Reflexionstreffen erhalten. Ziel ist es, aus diesem Sprint für weitere Sprints zu lernen.