Die ALPEN-Methode

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GUT ZU WISSEN

Mit der ALPEN-Methode können einzelne Arbeitsschritte sinnvoll geplant werden. Dadurch ist es möglich, die Arbeitszeit zu optimieren. Dabei sollen Sie keinen "Berg erklimmen".  Der Begriff ALPEN ist ein Akronym und setzt sich aus den folgenden Buchstaben zusammen, die jeweils für einen Schritt der Planung stehen. 

Ein deutscher Wissenschaftler und Zeitmanagement-Experte namens Lothar Seiwert entwickelte die ALPEN-Methode. Diese gehört mittlerweile zu den bekanntesten Methoden fürs Zeitmanagement.

Bei der genannten Methode, geht es in erster Linie darum, einen Tagesplan zu erstellen, zur Organisation der täglichen Arbeit. Im besten Falle wird dieser Plan am Vorabend oder als Erstes am Morgen erstellt. Dieser Plan sollte unbedingt aufgeschrieben werden. Eine Planung, die nur "im Kopf" besteht, zählt nicht. 

SO GEHT'S

1. Aufgaben notieren: Bitte notieren Sie alle anstehenden Aufgaben. Wenn Sie die Übersicht Ihrer Tagesaufgaben vor sich sehen, können Sie einschätzen, welche Herausforderungen an diesem Tag anstehen. Beispiel: Schulaufgabe erstellen, Korrektur der eingesammelten Hefte der 8a, Vorbereitung auf ein Elterngespräch...

2. Länge schätzen: Nun schätzen Sie, wie viel Zeit die jeweilige Aufgabe in Anspruch nimmt und schreiben es daneben. Beispiel: Korrektur der eingesammelten Hefte der 8a (90 Minuten), Schulaufgabe erstellen (60 Minuten), Vorbereitung auf ein Elterngespräch (60 Minuten)...

3. Pufferzeit einplanen: Planen Sie immer etwas Puffer ein. Aber nicht, weil Sie schon vermuten, dass die Korrektur der Hefte länger dauern könnte. Es kann vorkommen, dass unerwartete Ereignisse eintreten und damit die Tagesplanung durcheinander kommt. Hier kann eine Faustregel angewendet werden: Maximal 60 Prozent der Arbeitszeit sollte verplant sein. Die weiteren 40 Prozent sollten als "Puffer" dienen. Beispiel: Somit werden zu den 220 Minuten Arbeitszeit zusätzlich noch ungefähr 90 Minuten "Puffer" eingeplant.

4. Entscheidungen treffen: Nun entschieden Sie, welche Aufgabe wichtig ist und welche nicht. Kann eine Aufgabe aufgeschoben werden? Was muss unbedingt heute erledigt werden? Beispiel: Die Korrektur der Hefte kann noch eine Weile warten, da die 8a nächste Woche auf Klassenfahrt ist. Und die Vorbereitung auf das Elterngespräch kann auch morgen passieren, da das Gespräch erst am darauffolgenden Tag ist. Deshalb ist die erste Priorität die Schulaufgabe zu erstellen.

5. Nachkontrolle: Am Ende des Tages wird kontrolliert, ob alle wichtigen Aufgaben erledigt wurden. Beispiel: Die Erstellung der Schulaufgabe wurde innerhalb der vorgegebenen Zeit erledigt. Morgen geht es dann mit der Vorbereitung des Elterngesprächs weiter...

Vertiefung: Eat the Frog

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Besonders wenn es um die Entscheidung geht, welche Aufgabe am wichtigsten ist, werden Sie eventuell auf den einen oder anderen "Frosch" treffen - eine Aufgabe, die wir nicht besonders gern machen oder als unangenehm empfinden, schieben wir lieber vor uns her, als diese zu erledigen (zum Beispiel ein Gespräch mit den Eltern führen, weil schulischen Leistungen von deren Tochter im Moment beständig abfallen). Das Prinzip "Eat the Frog" besagt, dass diese Aufgabe gleich zu Beginn des Tages erledigt werden sollte. Denn häufig sind die unangenehmen Aufgaben sehr wichtig. Hier können Sie sich mehr Informationen dazu aneignen.

Als nächstes stellen wir Ihnen das "Eisenhower-Prinzip" vor...