2. Der Beschaffungsprozess

Der vollständige Beschaffungsprozess besteht aus den folgenden Prozessschritten:


Lieferantenanfrage

Bei einer Lieferantenanfrage teilt ein Unternehmen (die ChangeIT GmbH) einem potentiellen Lieferanten mit, dass es ein bestimmtes Material bzw. eine bestimmte Leistung benötigt und fordert den Lieferanten auf, für das Material oder die Leistung ein Angebot mit z. B. Lieferzeiten, Liefermengen und den dazugehörenden Konditionen (Preise, Rabatte etc.) zu unterbreiten.

Eine Lieferantenanfrage versendet ein Unternehmen (ChangeIT GmbH) in der Regel an mehrere potentielle Lieferanten.

Eine Lieferantenanfrage wird immer dann erstellt und an mehrere Lieferanten versendet, wenn z. B. kein fester Lieferant vorhanden oder die aktuellen Preise unbekannt sind.

Lieferantenangebot

Mit dem Lieferantenangebot teilt ein potentieller Lieferant einem Unternehmen (die ChangeIT GmbH) einerseits mit, dass es in der Lage ist, ein bestimmtes Material oder eine bestimmte Leistung zu einem bestimmten Termin oder innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu liefern. Andererseits informiert er über die dafür geltenden Bedingungen wie z. B. Preise oder Lieferzeiten.

Sind von mehreren Lieferanten Angebote zu ein und demselben Material oder Leistung eingetroffen, so vergleicht das Unternehmen (ChangeIT GmbH) diese miteinander und entscheidet sich anschließend für einen Lieferanten.

Bestellung
Eine Bestellung versendet ein Unternehmen (ChangeIT GmbH) um einem Lieferanten mitzuteilen, dass es ein bestimmtes Material oder eine bestimmte Leistung benötigt und bereit ist, dafür einen bestimmten Geldwert zu zahlen.

Mit einer Bestellung kann ein Unternehmen (ChangeIT GmbH) auch ein Angebot annehmen. In diesem Fall bestellt es mit Bezug auf das Lieferantenangebot.

Materialeingang
Bei einem Materialeingang erhält ein Unternehmen (ChangeIT GmbH) das mittels einer Bestellung zuvor gewünschte Material oder Leistung von einem Lieferanten.

Rechnungseingang
Bei einem Rechnungseingang erhält ein Unternehmen (ChangeIT GmbH) den zu zahlenden Geldbetrag und die dafür geltenden Konditionen für bereits gelieferte Materialien oder erbrachte Leistungen von einem Lieferanten mitgeteilt.

Zahlungsausgang
Bei einem Zahlungsausgang begleicht ein Unternehmen (ChangeIT GmbH) seine zuvor vom Lieferanten erhaltene Rechnung. Erfolgt die Zahlung in voller Höhe, so endet mit der erfolgreichen Bezahlung der Beschaffungsprozess.